Surat penawaran barang atau jasa adalah surat yang dibuat oleh suatu perusahaan yang menjual produk tertentu untuk ditawarkan kepada calon pembeli. Surat ini dibuat untuk kelancaran transaksi dengan pembeli dan menuliskan rincian jelas barang yang dijual.
Selain itu, surat penawaran barang juga mencantumkan dengan jelas harga-harga dari barang yang ditawarkan untuk pertimbangan perusahaan. Surat ini juga bisa menjadi alat untuk meyakinkan konsumen tentang kualitas barang yang dijual oleh perusahaan.
Fungsi surat penawaran Mengutip dari buku Korespondensi (2018), karya Eny Pujiasri dan Sulis Rahmawati, surat penawaran memiliki peranan yang sangat penting dalam dunia bisnis atau perdagangan. Keberhasilan perusahaan dapat dikatakan bergantung pada cara perusahaan menawarkan produknya. Jika penawaran yang diajukan tidak sesuai dengan keadaan konsumen, hal ini akan sangat berpengaruh pada keberhasilan perusahaan tersebut.
Lalu, apa saja fungsi atau peranan dari surat penawaran? Berikut penjelasannya:
Untuk memperkenalkan barang atau jasa kepada publik, khususnya ke pihak yang sudah ditargetkan.
Untuk meningkatkan pemasaran produk ke publik.
Untuk membuka atau memperluas peluang pemasaran produk.
Untuk mempertahankan relasi bisnis atau usaha agar tidak terputus.
Ciri-ciri surat penawaran Surat penawaran memiliki tiga ciri utama, yaitu:
Surat penawaran dibuat dalam bentuk formal dengan mencantumkan kop surat dan alamatnya.
Surat penawaran memuat informasi penting terkait produk sekaligus dengan rincian harganya.
Surat penawaran akan dibuat serapi dan semenarik mungkin agar calon konsumen lebih mudah dalam memahaminya.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, keberhasilan perusahaan sangat bergantung pada caranya menawarkan produk. Maka dari itu, perusahaan harus pandai dan cermat dalam membuat surat penawaran. Ada delapan hal yang harus termuat dalam isi surat penawaran, yaitu:
Menyebutkan identitas produk, seperti nama dan jenisnya.
Kualitas produk yang ditawarkan. Misalnya jika menawarkan jasa, bisa diberikan review atau penilaian konsumen.
Harga produk yang ditawarkan. Contohnya perusahaan menawarkan produk elektronik, maka perusahaan harus menyebutkan kisaran harga yang ditawarkan.
Cara pembayaran produk, seperti langsung lunas atau bisa diangsur.
Cara penyerahan produk, misalnya dengan diantar langsung atau lain sebagainya.
Potongan harga. Hal ini akan menjadi salah satu pertimbangan calon konsumen sebelum membeli produk.
Sifat penawaran. Contohnya bebas atau terikat. Bebas berarti jika ada perubahan harga, konsumen tidak perlu diberi tahu. Terikat berarti jika ada perubahan harga, konsumen perlu diberi tahu.
Berbagai kemudahan yang ditawarkan. Misalnya ada atau tidaknya garansi, service, dan lain sebagainya.
Surat penawaran barang memiliki format surat layaknya surat resmi yang biasa dibuat untuk keperluan lainnya yang dilengkapi kop surat, tanggal, hingga tanda tangan. Untuk kamu yang ingin membuat surat penawaran barang, berikut penjelasan lengkapnya.
Format Penulisan Surat Penawaran Barang
Tahap pertama yang harus kamu ketahui saat menulis surat penawaran barang adalah membuat format penulisan surat yang baik dan benar. Format ini akan menunjukkan keseriusan perusahaan dalam menawarkan barang atau jasa kepada perusahaan lainnya. Surat ini bersifat resmi, berikut format lengkapnya:
1. Kop Surat
Kop surat adalah identitas sebuah perusahaan, instansi, atau kelompok. Kop surat harus memiliki logo instansi, nama, nomor kontak, dan alamat. Bagian ini dibuat agar para penerima surat mengetahui pengirim dari penawar barang ke perusahaan tersebut.
2. Nama Kota dan Tanggal Surat
Tanggal pembuatan surat wajib dicantumkan sebagai acuan kepenulisan surat. Bagian ini ditulis di bawah kop surat sebelah kanan agar perusahaan mengetahui waktu pengiriman surat tersebut.
3. Nomor Surat
Nomor surat adalah nomor yang ditetapkan oleh perusahaan atau kelompok sebagai arsip dalam pembuatan surat resmi, termasuk surat penawaran barang.
4. Perihal
Perihal berfungsi untuk memudahkan penerima untuk mengetahui ringkasan dari surat tersebut dan inti dari barang yang ditawarkan.
5. Pihak yang Dituju dan Alamat Tujuan
Dalam bagian ini, penulis surat wajib mencantumkan nama lengkap penerima dan alamat singkat dari perusahaan yang akan kamu tawarkan barang. Untuk alamat lengkap akan dituliskan di bagian sampul.
6. Salam Pembuka
Salam pembuka ditulis dengan bahasa yang sopan dan benar, seperti menuliskan “dengan hormat”, “Assalamualaikum”, atau masih banyak yang lainnya.
7. Isi Surat
Hal ini merupakan bagian terpenting dari dibuatnya surat undangan rapat. Isi surat berisikan rincian barang yang ditawarkan, lengkap dengan harga yang ditawarkan oleh perusahaan tersebut. Selain itu, perusahaan juga menuliskan tujuan dari penawaran barang tersebut.
8. Salam Penutup
Jika ada salam pembuka, kamu wajib mencantumkan salam penutup berupa salam dan juga menuliskan harapan untuk para penerima surat agar bisa tertarik dengan penawaran barang tersebut.
9. Lampiran
Hal yang satu ini tidak wajib dicantumkan saat membuat surat undangan rapat. Lampiran merupakan dokumen pendukung yang memperjelas dan melengkapi isi surat.
Hal-hal yang Harus Tercantum dalam Surat Penawaran Barang
Sebagai surat resmi, surat penawaran barang harus memiliki beberapa hal berikut ini agar meyakinkan perusahaan dengan barang yang ditawarkan:
Nama perusahaan pembuat surat penawaran dan barang yang ditawarkan.
Kemampuan perusahaan atau gambaran prestasi perusahaan untuk meyakinkan pembeli.
Proyek, rekam jejak, bahkan proyek maupun pekerjaan yang ditangani juga prospek yang diinginkan penjual.
Agar kamu bisa membuat surat penawaran barang dengan lebih jelas, yuk simak contohnya berikut ini!
PT. Bibit Unggul Jaya
Ruko Gading Timur, Jl. Gading No. 24
Jakarta Utara
Jakarta, 21 Februari 2022
Nomor : 15/ASS/VI/2019
Hal : Penawaran Barang
Lampiran : 1 lembar brosur
Kepada
Manager PT Pelangi Jaya
Jl. Sisingamangaraja No. 15, Medan.
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memperkenalkan diri dari perusahaan PT. Bibit Unggul Jaya yang bergerak di bidang distributor peralatan kantor.
Kami memperoleh informasi bahwa PT Pelangi Cahaya merupakan perusahaan properti yang sedang berkembang di kawasan Bekasi dan akan membuka beberapa unit pemasaran di Bekasi Barat.
Sehubungan dengan itu, kami ingin menawarkan produk berupa barang peralatan kantor untuk mendukung operasional PT Pelangi Cahaya. Di surat ini, kami melampirkan daftar produk peralatan kantor beserta harganya untuk dipertimbangkan.
Jika perusahaan Anda membutuhkan produk dan layanan kami, mohon menghubungi di nomor telepon 021-65778655 atau 08676897644. Kami dengan senang hati akan membantu menjelaskan produk-produk yang sesuai untuk keperluan Anda. Kami juga menyediakan layanan berupa pengantaran produk dengan biaya kirim gratis. Bahkan, kami menawarkan harga khusus jika perusahaan Anda melakukan pembelian dalam jumlah tertentu.
Harapan kami, kerjasama yang saling menguntungkan dapat terjalin antara dua perusahaan ini. Untuk informasi lebih lanjut, kami siap untuk menyampaikan presentasi yang lebih lengkap.
Atas perhatian dan kerjasama Anda, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Bibit Unggul Jaya
Hari Panca
Marketing Manager
Itulah pengertian, fungsi, komponen, serta contoh surat penawaran barang yang bisa kamu pahami dan ikuti. Selain membuat surat penawaran barang untuk bisnismu, jangan lupa untuk mengelola hasil keuntungan dari bisnismu dengan investasi reksadana di aplikasi Bibit. Untuk tujuan jangka panjang, di Bibit ada reksadana saham terbaik yang bisa kamu pilih di sini!
Yuk, mulai investasi reksadana saham di Bibit dan install aplikasinya di Play Store atau App Store!