Surat-menyurat secara formal dalam pekerjaan atau pendidikan merupakan kegiatan yang akan sering kita temui. Agar dapat menulis sesuai dengan ketentuan dan aturannya, simak artikel ini untuk format dan contoh surat dinas yang resmi.
Surat dinas adalah sebuah surat resmi yang dibuat oleh instansi atau lembaga untuk keperluan dinas atau permasalahan kedinasan. Surat ini biasanya ditujukan untuk keperluan kedinasan pemerintah, universitas, sekolah, atau perusahaan swasta.
Surat dinas biasanya berisikan tentang penyampaian pengumuman, pemberian izin, pemberian kuasa, hingga perintah penugasan bagi karyawan terkait. Sebuah surat dinas yang sah memiliki tanda tangan dari pejabat yang berwenang dan dilengkapi dengan cap surat basah.
Sebelum menulis surat dinas, ada baiknya kita mengetahui fungsi surat dinas, syarat-syarat, struktur surat, hingga contoh surat dinas agar bisa membuatnya dengan baik dan benar.
Fungsi Surat Dinas
Surat dinas berfungsi untuk penyampaian keperluan karyawan atau pegawai yang bersifat kedinasan. Selain itu, surat dinas juga memiliki fungsi seperti di bawah ini:
Berfungsi sebagai pedoman sebuah tugas, yakni intruksi, pengambilan keputusan, dan perizinan untuk melakukan sesuatu.
Berfungsi sebagai pengingat yang sah karena berbentuk hard copy dan dapat dijadikan arsip.
Berfungsi sebagai bukti perkembangan perusahaan, yakni untuk mengetahui perjalanan dinas dan berbagai keputusan yang diambil oleh perusahaan tersebut.
Syarat-Syarat Surat Dinas
Surat dinas memiliki beberapa syarat penting yang harus dipenuhi agar diakui secara sah oleh pihak terkait. Berikut ini adalah syarat-syarat surat dinas yang wajib kamu ketahui, Sobit.
Ditulis dengan tulisan baku dan jelas.
Hindari tulisan typo atau penulisan huruf yang salah.
Isi surat dinas singkat, padat, dan jelas menggunakan bahasa Indonesia baku dan sesuai PUEBI.
Jika menggunakan bahasa inggris, penulisan grammar harus sesuai kaidah yang berlaku.
Struktur Penulisan Surat Dinas
Setelah mengetahui fungsi dan syarat-syarat surat dinas, berikut ini struktur penulisan surat dinas yang bisa kamu gunakan, Sobit.
Kop surat
Kop surat adalah bagian paling atas yang perlu kamu buat saat menyusun surat dinas. Bagian ini berfungsi sebagai identitas lembaga yang mengeluarkan surat dinas. Biasanya, kop surat dibuat dengan mencantumkan logo organisasi, nama organisasi, alamat, nomor telepon, serta email.
Waktu penulisan surat
Kamu perlu pula mencantumkan tanggal surat. Bagian ini mengindikasikan waktu keluar dari surat dinas tersebut.
Nomor penulisan surat
Dalam berbagai contoh surat dinas, kamu akan mendapati adanya bagian yang disebut nomor surat. Keberadaan nomor surat sangat penting dalam surat dinas, karena menjadi sarana untuk mempermudah proses pengarsipan surat.
Perihal
Bagian ini berisikan perihal pembuatan surat dinas secara singkat dan jelas.
Alamat
Surat dinas perlu mencantumkan alamat penerima. Penulisan alamat dapat memudahkan pihak pengirim untuk menyampaikan surat ke alamat yang tepat.
Lampiran
Bagian ini berguna untuk menginformasikan ada tidaknya berkas yang terlampir dalam surat dinas.
Salam Pembuka
Gunakan salam pembuka sebagai bentuk penghormatan. Namun, pastikan kalau kamu memakai salam pembuka yang bersifat formal.
Isi Surat
Bagian isi merupakan inti dari sebuah surat dinas. Di sini, kamu perlu menjelaskan maksud serta tujuan dari surat dinas dengan bahasa yang ringkas, detail, dan padat. Hindari cara penulisan yang panjang dan bertele-tele.
Salam Penutup
Keberadaan salam penutup merupakan pelengkap dari salam pembuka yang ada di bagian sebelumnya. Pemakaian salam penutup merupakan bagian dari sopan santun dan bentuk penghormatan kepada penerima dan sekaligus penutup surat.
Nama dan Stempel
Kamu perlu mencantumkan nama pejabat yang bertanggung jawab atas surat dinas tersebut. Sebagai pelengkap, cantumkan tanda tangan serta stempel lembaga yang menerbitkan surat dinas.
Tembusan
Bagian terakhir, kamu dapat mencantumkan tembusan atau pihak lain yang perlu mengetahui informasi pada surat dinas.
Susunan struktur dinas tersebut berlaku secara umum. Meski begitu, terkadang kamu akan menjumpai surat dinas memiliki struktur tersebut secara lengkap. Jadi, kamu dapat menyesuaikan penggunaan struktur dengan tujuan pembuatan surat dinas.
Contoh Surat Dinas
PEMERINTAH DAERAH KOTA BANDUNG
DINAS PENATAAN RUANG
Jalan Cianjur No.34 Kota Bandung
Telp. (0658) 3813750
Bandung, 19 November 2021
Nomor: 008/PK/60/X/2017
Lampiran: 1 Lembar Daftar Kegiatan
Perihal: Kunjungan Dinas
Yth. Bidang Administrasi Dinas Pertamanan dan Tata Kota
Kota Bandung
Bandung, Jawa Barat
Dengan hormat, kami dari dinas pemerintah akan menghadiri syukuran dalam rangka ulang tahun organisasi budi pekerti yang ke 13 sebagai organisasi yang solid untuk mewadahi pemikiran anak muda dalam urusan pengambilan keputusan serta berkarya yang baik dan didasari etika yang berlaku. Acara tersebut akan diselenggarakan pada:
Hari: Senin
Tanggal: 25 Juni 2020
Waktu: 08.00 – selesai
Tempat: Masjid Raya Bandung
Acara: Syukuran ulang tahun organisasi budi pekerti ke 13
Mengingat pentingnya kegiatan satu ini, kami akan menghadiri kepada Bapak/ Ibu/ Saudara/i supaya bisa hadir tepat waktu.
Demikian surat undangan ini dibuat, atas perhatian serta kehadiran Bapak/ Ibu kami ucapkan terimakasih.
Kepala Dinas Penataan Ruang
Bapak H. Iskandar Zulkarnain, ST.,MM
Tembusan:
1. Kepala Bagian Pengelola Teknis Proyek Dinas Tata Ruang
2. Kepala Bagian Arsip
Setelah membaca artikel ini, dijamin kamu akan makin jago membuat surat dinas. Eits, selain jago membuat surat dinas, kamu juga harus jago mengelola keuangan dan merencanakan finansial untuk masa depan dong. Salah satunya dengan berinvestasi reksadana di aplikasi Bibit.
Di aplikasi Bibit kamu bisa memulai investasi reksadana dengan mudah, tanpa ribet, dan tanpa banyak modal. Yap, karena dengan dana serendah Rp 100.000 kamu bisa mulai rutin membeli reksadana. Nah, untuk kamu yang memiliki rencana atau impian seperti menikah, membeli mobil impian, ataupun ibadah umroh. Kamu bisa menabung dengan fitur Goal Setting di Bibit.
Kamu tinggal tentukan berapa uang yang ingin kamu kumpulkan untuk tujuan kamu, Bibit akan bantu hitung berapa nilai yang perlu kamu tabung setiap bulannya untuk mencapai tujuan kamu. Bibit juga akan bantu rekomendasikan alokasi portfolio optimal sesuai dengan profil risiko kamu. Kamu tinggal santai nabung rutin setiap bulan secara konsisten. Nggak lagi cuma sekedar mimpi, hidup kamu akan lebih terarah dalam menggapai tujuan kamu. Yuk, install aplikasi Bibit di Play Store atau App Store dan mulai investasimu!