Surat dinas adalah salah satu bentuk komunikasi resmi dalam dunia bisnis, pemerintahan, dan organisasi lainnya. Surat dinas digunakan untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau komunikasi formal antarpihak yang terkait. Lalu bagaimana pedoman penulisan dan contoh surat dinas yang baik dan benar? Dalam artikel ini, kita akan membahas pedoman penulisan surat dinas serta memberikan beberapa contoh kasus surat dinas yang umum digunakan.
Pedoman Penulisan Surat Dinas
Penulisan surat dinas harus mematuhi aturan dan format tertentu agar terlihat profesional dan mudah dipahami. Berikut adalah beberapa pedoman penulisan surat dinas yang umum:
1. Kepala Surat
Kepala surat dinas biasanya terletak di bagian atas halaman dan mencakup informasi penting seperti nama organisasi, alamat, nomor telepon, dan logo jika ada. Jika surat dinas itu berasal dari individu, maka nama, jabatan, dan alamat individu tersebut harus dicantumkan.
2. Tanggal
Tanggal penulisan surat dinas harus jelas tertera di bawah kepala surat. Format yang umum digunakan adalah "Tanggal, Bulan, Tahun" seperti "2 September 2023."
3. Alamat Penerima
Alamat lengkap penerima surat dinas harus dicantumkan di bawah tanggal. Ini mencakup nama penerima, jabatan, nama organisasi, alamat, dan kode pos.
4. Lampiran
Jika surat dinas ini memiliki lampiran seperti dokumen-dokumen terkait, perlu dijelaskan di bagian ini.
5. Isi Surat
Isi surat dinas harus ditulis dengan jelas dan singkat. Gunakan bahasa formal dan hindari penggunaan bahasa gaul atau slang. Gunakan paragraf yang terstruktur untuk memudahkan pembaca dalam memahami informasi yang disampaikan.
6. Penutup
Surat dinas biasanya ditutup dengan kalimat penutup yang sopan seperti "Demikianlah surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih."
7. Tanda Tangan dan Nama
Di bawah penutup, sertakan tanda tangan pemimpin organisasi atau individu yang mengirim surat, beserta nama lengkapnya dan jabatannya.
8. Tembusan
Jika surat ini juga akan dikirimkan kepada pihak lain (tembusan), cantumkan daftar nama penerima tembusan di bagian akhir surat.
Contoh Surat Dinas
Contoh 1: Surat Dinas Pemberitahuan Rapat
[Logo Perusahaan/Organisasi]
Nama Perusahaan/Organisasi
Alamat Perusahaan/Organisasi
Nomor Telepon Perusahaan/Organisasi
Tanggal: 2 September 2023
Kepada,
Nama Penerima
Jabatan Penerima
Nama Organisasi Penerima
Alamat Organisasi Penerima
Kode Pos Organisasi Penerima
Perihal: Pemberitahuan Rapat
Dengan hormat,
Kami mengundang Anda untuk hadir dalam rapat koordinasi yang akan diselenggarakan pada:
Tanggal: 10 September 2023
Waktu: Pukul 09.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama, Gedung Perusahaan
Rapat ini bertujuan untuk membahas proyek X dan langkah-langkah selanjutnya yang akan diambil. Kami berharap kehadiran Anda dalam rapat ini sangat kami perlukan.
Terlampir kami sertakan agenda rapat untuk referensi Anda. Mohon konfirmasi kehadiran Anda sebelum tanggal rapat.
Demikianlah pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
Nama Anda
Jabatan Anda
Tembusan:
1. Pihak Terkait 1
2. Pihak Terkait 2
Contoh 2: Surat Dinas Permohonan Izin
[Logo Organisasi/Perusahaan]
Nama Organisasi/Perusahaan
Alamat Organisasi/Perusahaan
Nomor Telepon Organisasi/Perusahaan
Tanggal: 5 September 2023
Kepada,
Nama Penerima Izin
Jabatan Penerima Izin
Nama Organisasi Penerima Izin
Alamat Organisasi Penerima Izin
Kode Pos Organisasi Penerima Izin
Perihal: Permohonan Izin Cuti
Dengan hormat,
Saya, [Nama Anda], yang bertugas sebagai [Jabatan Anda] di [Nama Organisasi/Perusahaan], ingin mengajukan permohonan izin cuti mulai dari tanggal [Tanggal Mulai] hingga tanggal [Tanggal Selesai]. Izin cuti ini saya perlukan untuk [Alasan Cuti, misalnya: alasan pribadi/family gathering].
Saya telah memastikan bahwa pekerjaan saya akan tetap berjalan lancar selama saya tidak hadir. Saya juga telah memberikan pemberitahuan kepada rekan kerja terkait agar mereka dapat mengambil tindakan yang diperlukan selama saya tidak ada di tempat kerja.
Saya berharap permohonan izin ini dapat disetujui. Terlampir saya sertakan surat keterangan dari [instansi/organisasi yang berwenang] yang menyatakan bahwa [Alasan Cuti Anda].
Demikianlah permohonan izin cuti ini saya sampaikan. Saya sangat menghargai perhatian dan pertimbangan Anda atas permohonan ini.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
Nama Anda
Jabatan Anda
Baca juga: Cara Membuat Daftar Riwayat Hidup (CV) yang Efektif dan Menarik
Demikianlah beberapa contoh surat dinas beserta pedoman penulisannya. Penting untuk selalu mengikuti aturan penulisan dan format yang benar agar surat dinas terlihat profesional dan mudah dimengerti oleh penerima. Selain memperhatikan penulisan surat dinas yang baik dan benar, kamu sebagai seorang yang bijak juga perlu memperhatikan kondisi keuangannya. Pastikan finansialmu selalu sehat supaya kamu dimudahkan dalam menjalankan kehidupan. Nah untuk mencapai tujuan tersebut, kamu bisa menjalankan investasi terbaik yang aman dan menguntungkan bersama Aplikasi Bibit (PT Bibit Tumbuh Bersama), Berizin dan Diawasi Otoritas Jasa keuangan (OJK).